Zalety faktur elektronicznych

Wystawienie oraz wysyłanie papierowych wersji faktur wymaga poświęcenie sporo czasu. Zdarza się, że jest to kłopotliwe, zwłaszcza wtedy kiedy mamy dużą liczbę kontrahentów. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem wydają się elektroniczne faktury. Stają się one coraz bardziej popularne nie tylko w dużych firmach, ale również w tych małych.

Ustawa o VAT w 2014 roku przeszła nowelizację. Pojawiła się w niej definicja e-faktury. Rozwiało to wszelkie wątpliwości, jakie pojawiały się podczas interpretacji tego pojęcia. Zgodnie z podaną ustawą, a ściślej jej artykułem 2 pkt 31 za fakturę uznawany jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierajacy dane wymagane ustawą oraz przepisami wydanymi na jej podstawie. Obowiązkowymi elementami dokumentu sprzedażowego w wersji tradycyjnej ale również elektronicznej są:

  • imiona oraz nazwiska bądź też nazwy podatnika oraz nabywcy towarów, usług a także ich adresy,
  • data wystawienia dokumentu
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, o ile różni się ona od daty wystawienia faktury;
  • kolejny numer, który został nadany w ramach jednej bądź więcej serii, w jednoznaczny sposób identyfikujący fakturę,
  • numer, przy pomocy którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,
  • numer, przy pomocy którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku
  • nazwa towaru lub usługi,
  • miara i ilość dostarczonych towarów bądź też zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkową towaru/usługi bez kwoty podatku (czyli cena netto),
  • kwoty rabatów,
  • stawka podatku,
  • wartość dostarczonych towarów lub usług, czyli wartość sprzedaży netto
  • kwotę należności ogółem.

Faktura elektroniczna musi być wystawiona jak również otrzymana w formacie elektronicznym. Może to być dowolny format czyli załącznik pdf w mailu czy również fax otrzymany drogą elektroniczną. W sytuacji kiedy dokument papierowy zostanie zeskanowany i wysłany za pośrednictwem wiadomości email wówczas zostanie uznany on za formę elektroniczną tylko jeśli wersji papierowej nie wprowadzono do obrotu.

E-faktura zostanie uznana za wystawioną wówczas kiedy sprzedawca dostępni ja w taki sposób aby odbiorca mógł ją otrzymać. Może to być każda forma przesłania elektronicznego (email, portal internetowy, bezpieczne połączenie). Faktura elektroniczna zostanie uznana za otrzymaną w momencie kiedy dotrze do odbiorcy czyli na przykład zostanie pobrana z portalu internetowego, bądź zostanie otrzymana w poczcie elektronicznej.

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zapewnienie e-fakturze autentyczności, integralności a także czytelności.

Faktury elektroniczne podobnie jak te tradycyjne przechowuje się przez okres 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Można je przechowywać w formie elektronicznej, nie ma potrzeby drukowania wersji papierowej. Jest to duża oszczędność czasu i papieru. Z takiej formy wystawiania faktur korzysta coraz więcej firm.

Na stronie http://www.edison.pl/ można zapoznać się z ciekawym rozwiązaniem jakim są faktury EDI. W skrócie mówiąc faktury wystawcy trafiają do systemów IT odbiorców bez żadnych dodatkowych wysiłków. Po więcej informacji warto zajrzeć na podaną stronę www.

documents-1427202